2015年2月21日

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教育教学

学籍信息管理系统县级培训讲稿

 来源: 发表时间:2013-9-7 22:00:04

学籍信息管理系统县级培训讲稿

     

    8月12日,我省学籍管理系统通过前段时间测试后已正式上线,省教厅再次下发文件对数据录入工作作了明确的时间规定。8月31日前,完成现有学生数据录入;9月20日前,完成新生基本信息的采集和录入;9月30日前,完成所有学生照片的录入。时间非常紧,任务非常重。当前,迫在眉睫的事情就是要迅速将前段时间各校采集的现有学生数据全部导入系统,并上报审核。此次培训的主要任务是掌握将学生数据录入系统的方法及熟悉各项操作流程,了解学籍信息系统运行使用办法与规定。

一、中小学生学籍系统建设背景、目标与内容简介

(一)建设背景:随着形势的发展,按照国家关于教育信息管理发展的要求和建设全国中小学生学籍信息管理系统的总体规划,传统的分地区、分段式管理模式和管理办法已经不能适应教育管理现代化的需要。建立全省,乃至全国统一联网运行的学籍系统,是基础教育领域学籍管理的一次革命。对中小学生实现全国统一编码,“一生一号”,跟随终生,以此将学生不同教育阶段的学习经历和学籍档案关联起来,有助于从技术层面堵塞以前学籍管理漏洞。有效解决虚假注册和跨地、跨校重复注册学籍的问题。真正实现及时准确掌握全省全国学生基本数据,实现学生跨省,跨地区流动情况的动态管理和监控。

(二)建设目标:构建覆盖全省的中小学生学籍信息管理系统,建立中小学生学籍数据库,按“一个也不能少”的原则,为每名学生建立电子学籍档案,对学籍注册、学籍档案管理、学籍异动、升级、毕业、成长记录等进行全程信息化管理,实现全省范围内学生流动情况实时监控和管理,逐步满足各级教育行政部门和中小学校对学生学籍管理、学生资助、义务教育经费保障、营养改善计划、事业统计、日常管理和科学决策、优化资源配置的需求。与全国系统对接后,实现全国范围内学生学籍信息的互联互通、信息互动、资源共享。

(三)建设内容:

1.总体思路。第一阶段为基础数据采集,包括学校基本信息、校区基本信息、班级基本信息、学生基本信息等核心学籍数据的采集,改造和完善我省现有中小学生学籍数据库,实现与全国学籍系统数据对接。第二阶段为逐步扩充、完善学籍管理功能和营养餐管理功能,增加校车管理、学籍动态管理、学生成绩管理、教育质量监测管理、查询统计分析管理、办公等管理功能,以满足中小学校日常管理、教育事业统计、学籍数据监管、业务流程管理等需求,最终建成全省统一的中小学生学籍数据库。

2.基本信息采集。学生学籍档案基本信息(姓名、性别、出生日期、民族、证件号码等)数据实行一次采集。除系统初期将全面采集各教育阶段学生学籍档案基本信息外,系统稳定运行后,每名学生的学籍档案基本信息将只采集一次(即小学一年级入学时采集),学生在进入更高年级或更高教育阶段时其学籍档案基本信息均采用第一次采集的数据信息。

3.业务管理。全省中小学生学籍信息管理系统的功能与学校日常学籍管理工作紧密结合,实现学生学籍基本业务(招生入学、学籍注册、学籍档案管理、学籍异动、升级、毕业、成长记录)的信息化管理,通过处理日常业务管理活动更新学生学籍数据,实现对学生数据的动态更新和监管。今后,中小学学籍管理系统将与学前教育、中等职业教育、高等教育阶段的学籍系统对接,解决跨学段重复注册学籍问题。同时,还要与公安、人力资源与社会保障、计生人口等部门相关信息系统对接,进一步提高数据的准确性和实效性。

4.数据责任体系。建设各级教育行政部门和各级各类学校数据填报、数据审核人员实名制体系,确定每名数据填报人员和数据审核人员的专用账号,在出现数据造假、数据错误时能及时明确责任人,进行责任追究,保障系统数据的全面、及时、准确和真实。

二、系统内设置

(一)系统概述

1.系统组成  级平台由“系统管理”子系统、“教育局业务”子系统、“学校业务”子系统组成。其中,“系统管理”子系统负责管理教育局和学校的单位信息。“教育局业务”子系统负责管理县教育局的学籍业务。“学校业务”子系统负责管理学校的学籍业务。

2.分发账户  每个机构(教育局、学校)由省平台初始分配两个账号,系统管理员账号和学籍管理员账号。各学校新的账号与密码已公布在通江教务QQ群内。管理员登陆系统后要及时更改密码并妥善保管。

其中,教育局和学校的系统管理员账户只能登录“系统管理”子系统。教育局的学籍管理员账户只能登录“教育局业务”子系统。学校的学籍管理员账户只能登录“学校业务”子系统。

系统登录网址

“系统管理”子系统

http://182.140.145.110:602/sjthjunioradmin

“教育局业务”子系统

http://182.140.145.110:603/sjthjuniorbureau

“学校业务”子系统

http://182.140.145.113:602/sjthjuniorschool               

 

(二)系统设置

1.学校登陆“系统管理”子系统,首先要核实学校的基本信息是否正确。特别注意办学类型、包含学段、学校标识码等内容。

   办学类型错误的学校在录入学生数据时系统将提示无法登录。须有主管教育行政部门核实,报市州教育行政部门审核后,统一报送省电教馆重新对学校办学类型进行设置后方可登录。我县涉及到的类型包括:

小学:211,小学教学点:218,初级中学:311,九年一贯制学校:312,完全高中:341,职业高级中学:365,聋人学校:512。

学校标识码错误、学校标识码重复的学校需在“学校信息维护”功能模块中,录入正确的学校标识码,点击“保存”提交主管教育行政部门审核,市州教育行政部门审核后,修改完成。

2.县教育局设置学校规模,发布招生主题。各学校要向教育局填报本校修业年级的班额、最大班级数与最大招生人数。以最大班额为标准,可留一定余地。起始年级班额必须按标准班额填报,即小学45、中学50。

3.县教育局发布当前学年的招生主题后,学校管理员登陆“学校业务”子系统,进行校区、教学点设置及年级班级维护。(具体操作参见《巴中市操作系统培训讲稿》)

三、制作数据导入文件

1.下载数据模版。包括正常新生学籍导入模版和特殊新生学籍导入模版。所有模版放在通江教务QQ内,学校只需下载使用即可。

  正常新生:有能通过校验的18位二代身份证号码,系统中不重复,且在规定的新生上报时间内注册学籍的学生。

漏报新生:因各种原因,未能在全省统一规定的时间内注册学籍的正常新生。

特殊新生:无身份证、身份证错误、身份证重复、外籍(含港澳台)的新生。

2.按模版录入数据。具体按《巴中市学籍系统数据采集培训讲稿》进行讲解。一是要求字段规范、完整、正确。录入时可参照有关文件。二是要先分班录,然后按年级合成导入文件,并做好备份。怎样正确录入数据是本次培训的重点,录入的数据质量如何是决定能否按时完成数据上报任务的关键。学生校内代码建议全县统一:三位数学校代码+入学年份+班号+顺序号。(现场讨论决定)。

  3.数据校验。按使用说明正确利用数据校验模版V5对录入的数据进行校验。校验模版放在通江教务QQ群共享内。(演示校验模版)

四、新生学籍注册操作流程

   (一)正常新生学籍注册流程

  1. 省教厅:发布新学年(全局学年设置)。

2. 教育局:设置直属学校招生规模(招生规模)。

3. 学校:添加教学点(校区)。

4. 学校:建立新年级班级(年级班级维护)。

5. 学校:编制新生花名册批量导入Excel模板(系统外)。

6. 学校:导入新生花名册并上报(新生花名册编制与上报)。

7. 教育局:审核新生花名册(新生花名册审核)。

8.学校、教育局:生成新生花名册表(新生花名册)。

   (二)漏报新生学籍注册流程

  1. 学校:编制漏报新生批量导入Excel模板(系统外)。

2. 学校:上报Excel至主管教育局(系统外)。

3. 教育局:通过“学籍注册(漏报)”功能导入Excel注册漏报新生学籍。

   (三)特殊新生学籍注册问题

 根据《川教〔2013〕84号》文件要求,对无身份证号码、身份证号码重复、身份证号码验证错误、港澳台外等四类学生的录入一律遵循学校录入、主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认的流程。

1.无身份证号码学生学籍注册

(1) 学校点击“新生业务→学籍注册(无身份证)”菜单,进入到无身份证学生学籍注册上报页面,通过单个录入或批量导入功能录入无身份证学生信息至系统,并使用上报或全部上报功能,提交无身份证学生信息至主管教育行政部门审核。

(2) 主管教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(无身份证)”菜单,进入到无身份证学生学籍注册审核界面,使用通过或驳回功能审核无身份证学生信息。审核通过的学生,系统将提交至市(州)教育行政部门确认。

(3)市(州)教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(无身份证)”菜单,进入到无身份证学生学籍注册确认界面,使用通过或驳回功能进行确认操作,确认通过的学生将产生电子学籍。

2.身份证号码重复学生学籍注册

(1) 学校:点击“新生业务→学籍注册(身份证重复)”菜单,进入到身份证重复学生学籍注册上报页面,通过单个录入或批量导入功能录入身份证重复学生信息至系统,并使用上报或全部上报功能,提交身份证重复学生信息至主管教育行政部门审核。

(2)主管教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(身份证重复)”菜单,进入到身份证重复学生学籍注册审核界面,使用通过或驳回功能审核身份证重复学生信息。审核通过的学生,系统将提交至市(州)教育行政部门确认。

(3)市(州)教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(身份证重复)”菜单,进入到身份证重复学生学籍注册确认界面,使用通过或驳回功能进行确认操作,确认通过的学生将产生电子学籍。

3.身份证号码验证错误学生学籍注册

(1) 学校:点击“新生业务→学籍注册(身份证错误)”菜单,进入到身份证错误学生学籍注册上报页面,通过单个录入或批量导入功能录入身份证错误学生信息至系统,并使用上报或全部上报功能,提交身份证错误学生信息至主管教育行政部门审核。

(2)主管教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(身份证错误)”菜单,进入到身份证错误学生学籍注册审核界面,使用通过或驳回功能审核身份证错误学生信息,审核通过的学生系统将提交至市(州)教育行政部门确认。

(3)市(州)教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(身份证错误)”菜单,进入到身份证错误学生学籍注册确认界面,使用通过或驳回功能进行确认操作,确认通过的学生将产生电子学籍。

4.港澳台及外籍学生学籍注册

(1)学校:点击“新生业务→学籍注册(外籍生)”菜单,进入到港澳台外学生学籍注册上报页面,通过单个录入或批量导入功能录入港澳台外学生信息至系统,并使用上报或全部上报功能,提交港澳台外学生信息至主管教育行政部门审核。

(2)主管教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(外籍生)”菜单,进入到港澳台外学生学籍注册审核界面,使用通过或驳回功能审核港澳台外学生信息,审核通过的学生系统将提交至市(州)教育行政部门确认。

(3)市(州)教育行政部门:点击“新生业务→学籍审核(外籍生)”菜单,进入到港澳台外学生学籍注册确认界面,使用通过或驳回功能进行确认操作,确认通过的学生将产生电子学籍。

(四)照片导入。

学生的电子学籍注册成功并生成学籍号后,用学籍号作为学生照片命名,可以将照片导入系统。省上要求在9月30日前完成。

(1)照片文件要求(系统中):

1.照片淡蓝色背景,近期正面免冠彩色头像数码照片,大小必须小于15KB,且必须是jpg格式。

2.照片以学籍号命名,例如:

  510104201300110002.jpg。

3.照片分辨率:宽160*高230像素。

4.把所有需要上传的照片打包到一个Zip文件中。

5.打包的Zip文件大小不能超过5MB。

(2)在线拍照

1.点击“日常业务”的“学生照片”菜单,再点击“拍照”菜单进入到在线拍照界面。

2.根据需要搜索出学生。

3.在学生列表中,点击选中当前要拍照的学生。

4.点击右侧拍照按钮(白色框为拍照的保存图像区域,可点击拖动)。

5.点击上传照片(照片上传成功后,系统自动定位到列表中的下一位学生)。

五、业务管理  

  具体操作各学校按巴中市教育局制作的《学籍系统操作培训课件》自学。所有业务人员必须做到熟练掌握。

 日常管理

  1.学生查询

 (1)列表方式(2)照片方式

  2.生成学生花名册

  3.生成学生登记表

  4.学生关键信息修改

 (1)学校:发起修改申请(2)教育局:审核修改申请

  5.学生基础信息维护

  6.家长信息维护

  7.学生履历信息维护

  8.批量上传学生照片

  9.在线拍照

  10.调班

  11.学生处分管理

  12.学生奖励管理

异动管理

   1.异动查询

  2.异动审核

  3.休学

  4.复学

  5.转学

  6.辍学

  7.死亡

  8.出境

  9.其他离校

  10.注销

  11.启用学籍

  12.出境复学

  13.异动统计

  14.增减情况统计表

  (三)毕业管理

   对学生进行毕业操作,在系统中“冻结”学生信息。学校必须在规定时段进行毕业操作。

  (四)其它功能

   1.帮助手册

   2.修改密码

   3.短消息

   4.首页统计图表

   5.统计报表

  六、按政策规范运行使用学籍信息系统

  7月,省教厅印发了《四川省中小学生学籍管理系统(义务教育阶段)运行使用办法(试行)》,对管好用好学籍信息管理系统作出了一些重要规定。县上将转发到各中小学,并针对我县实际情况适时制定电子学籍管理办法。学籍信息管理是一项长期、复杂、具体的重要工作,希望各位认真学习研读有关文件,做到不折不扣地照章办事。

(一)统一几个重要时段

1.实行定期锁定和开放。所有在学籍管理系统中新增或修改信息只能在每年3月1日-3月31日,6月1日-9月30日。

2.变更学生学籍,除休学、复学外,原则上在学期结束前一周或开学后30天内

3.变更学校基本信息,需要增设、撤并学校,须学校申请,县市确认修改。系统在每年6月1日-7月31日期间开放该功能。

4.每年7月30日前,会同乡镇或街道将户籍在本辖区内需要接受义务教育的学龄少年儿童花名册录入系统。学校每年9月20日前完成新生信息采集、确认、录入和上报提交审核。主管教育行政部门于每年9月30日前完成审核。

5.每学年结束学校应在系统中核实毕业生学籍信息,7月31日前完成毕业操作。

(二)严格学籍异动管理

1.严格审批程序。学生学籍变更应在系统开放期间,所有学籍变更均应按照学校申请、县级教育行政部门审核和市级教育行政部门确认的程序办理。所有异动应当由学校在规定时间内统一办理,教育行政部门原则上不受理学生或家长的异动申请。坚持先完善手续后入学的原则。严格实行纸质审批与网上审批同步办结制度。

2.严禁义务教育阶段学生留级,严控学生休学。小学、初中取消留级制度。因病确需休学,学生本人及法定监护人要出具县级以上医疗部门证明(原则上是住院期间的病历档案或交费发票)。

3.规范转学流程。省内转学,由转出学校在学籍管理系统中发起转学申请,打印《四川省义务教育阶段学生转学申请表》,经转入学校审核通过,转出学校确认,转出学校主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,转入学校主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,完成转学变更。

跨省转学的,由省内学校在学籍管理系统中发起转学申请,打印《四川省义务教育阶段学生转学申请表》,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,完成转学变更。省内学校应留存省外学校提供的相关转学证明。待全国学籍管理系统运行使用后,跨省转学按照国家相关规定办理。

各级教育行政部门和学校不得无故拒绝符合条件的学生转学。特殊情况下,上级教育行政部门有权统筹安排学生转学。学生转学成功后,转出学校应将相关转学证明材料留存备案。

(三)确保学籍信息安全

 1.学籍管理系统将记录所有用户在系统中的所有操作,以备数据安全责任追查。各级各类用户应保管好账号和密码,并定期修改密码。

 2.学籍管理系统中的数据,学籍数据仅用于教育行政部门和学校的业务管理,未经教育行政部门授权,任何人不得更改或查询。

 3.学生电子学籍档案永久保存。

七、加班加点,按期完成数据上报工作

   (一)集中力量做好首次数据录入工作。这是当前的一项重点工作,也是一项硬任务。我 万义务教育阶段在校学生,学生人数多、信息量大,要在8月底前完成信息的录入、审核、上报、学籍查重等工作,时间很紧,任务很重。各校要抓紧时间,组织力量,确保8月30日下午6:00前将数据上报县级平台审核。

   (二)做好系统的运行、维护工作。建设学籍信息管理系统的目的在于应用。年内,全国学籍信息管理系统很快就将投入使用,这对我中小学生学籍管理工作提出了新要求。一是做好相关设备的更新和配置工作。要配备专用计算机、打印机、摄像头等设备,不符合要求的要及时更新不具备的,要及时配备,特别是一些农村小学。各学校要确保网络运行环境和终端配备达到规定要求二是抓好校级培训。各学校要指定具备一定计算机操作能力、责任心强的同志负责学生学籍系统管理工作。要通过培训,提高管理人员的业务素质和管理能力。以后还要加强对班主任的培训。三是完善相关规章制度。各校要根据教育部、省、市和县有关文件精神,修订和完善学校学籍和档案管理制度。

(三)建立数据质量责任机制。坚持“谁采集谁负责,谁录入谁负责,谁审核谁负责”的原则,严把数据质量关。保证采集、录入数据真实、准确、可靠。今后,国家教育部将建立教育行政部门和学校数据填报、数据审核人员实名制系统,出现数据造假、数据错误的将追究主要负责人和相关人的责任。

 

中小学生学籍信息管理系统是一项系统性强、影响面广、意义重大的基础工程,关系到全省全国教育信息化和现代化的实现,需要大家共同努力完成。各中小学一定要统一思想,提高认识,切实增强工作的责任感和紧迫感,以扎实的工作作风和工作成效,确保我县如期高效完成此项艰巨任务

 

谢谢大家!

 

 

 

 

 

 

 
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